Site internet, réseaux sociaux, plaquette commerciale, trombinoscope, intranet… dès que la photo d’un collaborateur est diffusée, vous traitez une donnée personnelle et vous engagez le droit à l’image de cette personne. Pour sécuriser ces usages, on vous propose une autorisation droit à l’image modèle Word, prête à l’emploi, à faire signer par vos salariés avant toute diffusion.
Ce formulaire de droit à l’image, disponible en modèle Word, repose sur un double fondement : le RGPD et le droit à l’image protégé par le Code civil. Il vous permet de recueillir un accord clair, gratuit et révocable, en distinguant usage interne et usage externe.
Une photo permettant d’identifier une personne physique constitue une donnée à caractère personnel au sens du RGPD, au même titre qu’un nom ou une adresse email. Dès lors que vous captez, stockez ou diffusez l’image d’un salarié, vous réalisez donc un traitement de données personnelles, qui doit reposer sur une base légale prévue par le RGPD.
Le sujet est en réalité encadré par deux textes qui se cumulent :
L’autorisation doit être recueillie avant toute photographie, vidéo ou prise de vue destinée à être diffusée, que le contenu final soit utilisé tel quel ou après une retouche photo. On distingue deux usages, à faire valider séparément :
En proposant cette structure ; deux cases distinctes, vous permettez au salarié de consentir à l’un sans être contraint d’accepter l’autre, ce qui rend le consentement réellement libre et spécifique, comme l’exige le RGPD.
Une atteinte au droit à l’image peut entraîner plusieurs types de sanctions, qui peuvent se cumuler :
Obtenir une autorisation écrite avant toute captation ou diffusion reste donc la meilleure protection, quel que soit l’usage prévu.
Un exemple concret : un ancien salarié dont la photo reste visible sur le site ou les réseaux de l’entreprise après son départ est en droit d’en demander le retrait immédiat, sur le fondement de son droit de retrait du consentement. Sans procédure claire de retrait des supports, ce type de situation peut rapidement devenir une source de tension évitable.
Le consentement peut être retiré à tout moment, aussi simplement qu’il a été donné, en contactant le DPO par email ou par courrier postal. Ce retrait doit entraîner le retrait des contenus sur l’ensemble des supports concernés dans un délai raisonnable. Désignez un point de contact clair pour assurer la gestion de ces demandes.
Le document débute par une identification directe des parties : le nom du salarié et celui de votre organisation. Cette formulation simple permet une lecture rapide et une signature sans ambiguïté sur qui autorise quoi.
Le salarié coche séparément l'usage externe (réseaux sociaux, site internet, presse, actions promotionnelles) et l'usage interne (annuaire, trombinoscope, intranet). Cette séparation permet d'autoriser l'un sans être contraint d'accepter l'autre, ce qui rend le consentement réellement libre et spécifique.
Une clause d'utilisation à titre gratuit, sans rémunération associée, en dehors d'un cadre de mannequinat. Cette mention évite toute ambiguïté sur une éventuelle rémunération liée à la diffusion.
L'autorisation reste valable pendant toute la durée du contrat de travail, puis 5 ans après sa fin, pour une diffusion dans le monde entier. Vous restez ainsi couverts sur la durée réelle d'exploitation des contenus, sans avoir à renouveler l'accord à chaque campagne.
Le salarié peut retirer son consentement quand il le souhaite, en contactant directement le DPO par email ou par courrier postal. Cette mention rassure le salarié tout en cadrant la procédure côté entreprise.
Le document se conclut par un espace dédié au lieu, à la date et à la signature, garantissant que l'accord est daté et opposable en cas de contrôle ou de litige.
L’autorisation droit à l’image n’est qu’une pièce du puzzle. Le RGPD exige une protection rigoureuse des données personnelles des salariés et candidats. Que vous gériez vos RH en interne ou que vous proposiez des solutions RH (SIRH, paie, recrutement), la conformité est un enjeu stratégique.
En tant que DPO externe déclaré à la CNIL, Dipeeo prend en charge votre conformité RGPD de A à Z, pour en faire votre meilleur allié business :
Prendre contact avec Dipeeo, DPO externe pour plus de 600 entreprises
Oui. Ce modèle de formulaire couvre aussi bien les photos que les vidéos de collaborateurs (interviews, témoignages, vidéos institutionnelles, formation), dès lors que la personne y est identifiable.
Les règles sont simples : un salarié est libre de refuser, et ce refus ne peut donner lieu à aucune sanction ni pression. En pratique, il suffit d’exclure ce collaborateur des supports de communication concernés, sans que cela remette en cause son contrat de travail.
Dipeeo propose plusieurs ressources de la même catégorie, comme le formulaire de demande de consentement RGPD ou la charte IA, pour couvrir l’ensemble de vos besoins documentaires en conformité avec le RGPD et l’AI Act.
Un accompagnement unique par un expert RGPD dédié combiné à la puissance d’une plateforme SaaS puissante et intuitive pour une conformité simplifiée.
Chez Dipeeo, nos experts RGPD – juristes spécialisés et anciens avocats internes – prennent en charge votre conformité de A à Z.
Un juriste dédié
Un DPO externe déclaré à la CNIL
Des conseils illimités et sur-mesure
Une expertise de pointe
Fini le stress, fini la perte de temps, nous gérons tout pour vous.
Accédez à un outil innovant et intuitif qui centralise l’ensemble des informations essentielles et facilite le processus de mise en conformité.
